برای درک بهتر از مفهوم نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) و اهمیت آن در سازمان، نیاز است ابتدا با مفهوم فرآیند آشنا شویم. در سازمان‌ها و شرکت‌ها، برای دستیابی به استراتژی‌های خود، مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط و پیوسته انجام می‌شود.
این فعالیت‌ها به صورت زنجیره‌ای و موازی در جریان قرار می‌گیرند. کارکنان در وظایف و مسئولیت‌های خود به منظور اجرای این فرآیندها دخیل می‌شوند و باید با دقت، کیفیت و کارایی مناسب آنها را انجام دهند.
متخصصان حوزه کسب‌وکار این زنجیره‌های فعالیت را به عنوان فرآیند تعریف می‌کنند و وظایف و کارهای افراد در سازمان، به عنوان جزء‌های اجرایی این فرآیندها می‌آید.
به این ترتیب، سازمان به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها معرفی می‌شود که به وسیله وظایف مختلف کارکنان به اجرا درآمده و اداره می‌شوند.
چطور باید فرآیندها را مکانیزه کنیم؟
نیاز به مکانیزه کردن فرآیندها از طریق ارتقاء به یک نرم‌افزار مناسب، ابتدا با ظهور یک نیاز آغاز می‌شود. واحد بهره‌بردار در سازمان برای انجام وظایف خود نیاز به یک نرم‌افزار جدید دارد. در این راستا، سازمان دو رویکرد برای تامین نرم‌افزار موردنیاز خود دارد:
1- رویکرد سنتی و کلاسیک:
– انتخاب یک شرکت نرم‌افزاری یا برنامه‌نویس برای توسعه
– تجزیه و تحلیل سیستم و نیازسنجی
– توسعه و برنامه‌نویسی نرم‌افزار
– پیاده‌سازی و اجرای نرم‌افزار
– با هر تغییر در سیستم، مراحل تحلیل و توسعه باید مجدداً انجام شود.
معایب این رویکرد
– حتی برای تغییرات کوچک، وابستگی به شرکت‌های نرم‌افزاری و سورس کدهای سیستم وجود دارد که هزینه‌ها را افزایش می‌دهد.
2- رویکرد مدرن و هوشمندانه:
– در این رویکرد، از زیرساخت مکانیزاسیون فرآیندها (BPMS) استفاده می‌شود.
– این روش باعث مزایای مثبتی می‌شود:
– فرآیندهای جدید با هزینه و زمان کمتر و بدون وابستگی به شرکت نرم‌افزاری، در زیرساخت BPMS پیاده‌سازی می‌شوند.
– تغییرات در فرآیندهای جاری نیز با کمترین هزینه و زمان اعمال می‌شوند.
مزایای این رویکرد
– کنترل کامل بر تمام فرآیندها و سورس کدها در دست کاربر است.
– محصول BPMS از ماژول‌های فرم‌سازی، هسته کنترل فرآیند و موتور قوانین (Rule Engine) تشکیل شده است که به‌سرعت فرآیندهای کاری را مکانیزه می‌کند.
شاخص پاسخگویی سریع به تغییرات
یکی از مزایای برجسته استفاده از نرم‌افزار BPMS نسبت به خرید پکیج‌های نرم‌افزاری آماده یا توسعه برنامه‌های سفارشی، قابلیت پاسخگویی سریع به تغییرات متغیر در سازمان است. واقعیت این است که سازمان‌ها به طور مستمر در حال تغییر و تحول هستند:
– روال‌های کاری تحت تاثیر تغییر قرار می‌گیرند
– عوامل مختلفی مانند قیمت مواد اولیه و نیازمندی‌ها تغییر می‌کنند
– تغییر در مدیران و سهام‌داران رخ می‌دهد
– استراتژی‌های سازمان به تغییر می‌پیوندد
– نرخ ارز در حال تغییر است
– نیازهای مشتریان و ذینفعان تغییر می‌کنند
– روابط بین سازمان‌ها در حال تغییر هستند
در نتیجه، وظایف و مسئولیت‌های کارکنان نیز برای تحقق هدف‌های جدید تغییر می‌کنند. اینجاست که نرم‌افزارهای کلاسیک به سختی می‌توانند با این حجم از تغییرات سازگار شوند. به عبارت دیگر، پرسش این است که آیا نرم‌افزارهای کلاسیک قادر به مداومت و تطابق با این سطح از تغییرات در سازمان هستند؟ پاسخ باید منفی باشد.
با چه دیدی به نرم‌افزار BPMS نگاه کنیم؟
نرم‌افزار BPMS به عنوان یک راه حل مدرن، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که با کمترین هزینه و زمان، فرآیندهای عملیاتی خود را با تغییرات لازم در کسب‌وکار تناسب دهند و هماهنگی را حفظ کنند.
در واقع، نرم‌افزار BPMS می‌تواند به عنوان یک بوم خام برای سازمان عمل کند که به شما امکان می‌دهد فرآیندهای خود را طراحی و اجرا کنید.
این نرم‌افزار با توجه به طبیعت دینامیک مدیریت کسب‌وکار، تمام محصولات تولیدی را روی این زیرساخت قرار داده و به‌طور کاملاً سفارشی و با توجه به نیازهای واقعی سازمان شما، عملیات می‌کند.
ابزار مدیریت و مکانیزاسیون فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)
برای حمایت از پروژه‌ها و برنامه‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)، زیرساخت‌های عملیاتی باید به طور دقیق تعریف، طراحی، اجرا، نظارت، تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی شوند. وقتی از نرم‌افزار BPMS برای سازمان استفاده می‌شود، بهره‌مندی از مزایای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار که جزء اجرای BPMS محسوب می‌شوند، نیز دست‌یافته می‌شود. این مزایا عبارتند از:
- کاهش زمان فرآیندهای جاری: با بهره‌گیری از BPMS، زمان اجرای فرآیندهای کسب‌وکار به شدت کاهش می‌یابد.
- کاهش هزینه و قیمت تمام‌شده‌ی محصولات و خدمات: بهبود بهره‌وری و کاهش تاخیرها و اشتباهات باعث کاهش هزینه‌ها و در نتیجه کاهش قیمت تمام‌شده محصولات و خدمات می‌شود.
- افزایش انعطاف‌پذیری و پاسخگویی به تغییرات محیطی: BPMS امکان تغییرات سریع در فرآیندها را فراهم می‌کند تا سازمان به سرعت به تغییرات بازار و محیط واکنش نشان دهد.
- رشد و افزایش رضایت مشتریان: با اجرای دقیق فرآیندها، کیفیت محصولات و خدمات ارتقاء می‌یابد و رضایت مشتریان افزایش می‌یابد.
- بهبود کارایی در سرتاسر مرزهای سازمانی: BPMS از ایجاد هماهنگی و کارایی در سرتاسر مرزهای سازمانی اطمینان حاصل می‌کند.
- افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان: با کاهش اجرای دستی و تکراری فرآیندها، کارکنان با تمرکز بیشتری به وظایف اصلی خود پرداخته و رضایت کاری افزایش می‌یابد.
- افزایش رقابت‌پذیری و رشد سودآوری: بهبود فرآیندها باعث افزایش رقابت‌پذیری در بازار و در نتیجه افزایش سودآوری سازمان می‌شود.
شرح وظایف کارکنان مبتنی بر فرآیند
تصور کنید که تمام کارکنان سازمان از طریق کارتابل شخصی خود در نرم‌افزار BPMS وظایف خود را انجام می‌دهند. به عنوان مثال، یک کارمند می‌تواند با شروع فرآیند مرخصی، مراحل ممیزی پیمانکاران را انجام دهد و در فرآیند آنالیز، قیمت‌گذاری خدمات و محصولات را انجام دهد.
در هنگام انجام فعالیت‌ها و ثبت اطلاعات در فرم‌ها، تمام اطلاعات به‌صورت مفصل در بانک اطلاعاتی نرم‌افزار BPMS ذخیره می‌شود. این عمل باعث ایجاد یک آرشیو کامل از تمام اقدامات و عملیات می‌شود و به شما امکان می‌دهد که به تمامی اطلاعات به‌روز و ضبط شده دسترسی داشته باشید.
چطور بهترین انتخاب را برای نرم‌افزار BPMS داشته باشیم؟
باتوجه به موضوعاتی که بالاتر مطرح شد باید به دنبال نرم افزاری باشید که نیازهای درون و برون سازمانی شما را به طور کامل برطرف و رفع نماید. یکی از ویژگی های مهم برای انتخاب این نرم افزار نمونه کارهای قبلی شرکت ارائه دهنده است. ستیران ارائه دهنده نرم افزار BPMS به سازمان های بزرگ و نهادهای دولتی کشور است. شما میتوانید درخواست دمو را از طریق شماره های 54539-021 و 88871925-021 ثبت نمایید یا با مراجعه به سایت setiran.com از طریق فرم موجود درسایت درخواست خود را ثبت کنید.
