اتوماسیون حضور غیاب یا همان دستگاه حضور و غیاب سیستمی است که اطلاعات مربوط به تردد افراد را ثبت می‌کند. وجود یک سامانه حضوروغیاب یا نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه برای هر سازمان یا شرکتی الزامی است چراکه حضوروغیاب پرسنل به صورت دستی و اطلاع از میزان ساعت کار انجام شده توسط هر یک از کارمندان به صورت سنتی انرژی و زمان زیادی می‌طلبد. با نصب یک سیستم ساعت زن در ورودی ادارات و سازمان‌ها، ثبت اطلاعات مربوط به ورود و خروج افراد در کمتر از چند ثانیه صورت می‌گیرد. در پایان هر ماه نیز از طریق تخلیه اطلاعات ثبت شده در دستگاه حضوروغیاب از میزان ساعت کاری هر یک از پرسنل، تعداد روزهای مخصی، تاخیرها، اضافه کاری‌ها و… مطلع خواهید شد.
چرا استفاده از سیستم های حضوروغیاب هوشمند تا این اندازه مورد استقبال سازمان‌ها قرار گرفته است؟ در گذشته برای حضور و غیاب کارکنان یک محیط اداری و سازمانی از نیروی انسانی استفاده می‌شد. ثبت زمان ورود و خروج کارکنان یک مجموعه به صورت دستی در سازمان‌های کوچک شاید پاسخگو باشد اما در ادارات و سازمان‌های پرجمعیت نمی‌توان از روش‌های سنتی استفاده کرد. حضوروغیاب به روش سنتی در شرکت‌های بزرگ با تعداد پرسنل زیاد 3 چالش بزرگ دارد:
- ثبت ورود و خروج تعداد زیادی از پرسنل به صورت دستی زمان زیادی می‌گیرد.
- احتمال بروز خطا در محاسبات حقوق و دستمزد افراد براساس میزان ساعت کاری بسیار بالاست.
- در حضورغیاب به روش سنتی پرسنل به راحتی می‌توانند تقلب کنند.
برای پیشگیری از موارد فوق توصیه می‌شود به‌جای سیستم‌های سنتی و منسوخ شده از اتوماسیون حضورغیاب استفاده کنید. در ادامه با کاربردهای انواع دستگاه ورود و خروج پرسنل بیشتر آشنا خواهید شد.
انواع اتوماسیون حضور و غیاب؛ کدام یک بهتر است؟
هر کدام از انواع دستگاه حضور و غیاب در ایران دارای امکانات و ویژگی های خاصی هستند. حتما قبل از خرید دستگاههای حضور و غیاب، باید مقایسه ای بین دستگاه های موجود در بازار انجام شود تا بتوان با توجه به نیاز و هدف، بهترین دستگاه را انتخاب کر؛ از مدل‌های کارتی تا مدل‌های تشخیص چهره. دستگاه ورود و خروج پرسنل در بازار دارای تنوع بالایی است. هر یک از دستگاههای ثبت ورود و خروج ویژگی‌های خاص خود را دارند. انتخاب مناسب‌ترین نوع دستگاه باید متناسب با ویژگی‌های سازمان مانند تعداد نفرات حاضر در آنجا صورت بگیرد. انواع سیستم های حضور و غیاب هوشمند موجود در بازار عبارتنداز:
- دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی
- دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
- دستگاه حضور و غیاب کارتی
- دستگاه حضور و غیاب رمزی
- دستگاه حضور و غیاب براساس اسکن کف دست
دستگاههای حضور و غیاب بیومتریک تنوع بیشتری دارند اما موارد فوق جزو سیستم‌های رایج موجود در بازار هستند. اینکه کدام یک از این سیستم‌ها برای سازمان یا اداره شما کاربردی‌تر است به انتظارات شما از یک اتوماسیون حضور و غیاب بستگی دارد. فناوری ساخت دستگاههای فوق تفاوت‌هایی با یکدیگر دارد. برای مثال یک دستگاه ساعت زنی انگشتی با یک دستگاه کارتی قطعا از نظر دقت، امنیت و سرعت تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند. بنابراین پیش از خرید سیستم حضور و غیاب اداری ابتدا باید انتظارات خود از یک دستگاه حضورغیاب را مشخص کنید.
- آیا به دنبال دستگاهی با دقت بالا و کمترین میزان خطا در شناسایی افراد هستید؟ دستگاه حضور و غیاب چهره زنی بخرید.
- آیا می‌خواهید اتوماسیون حضور و غیاب سرعت بالایی در تشخیص افراد و ثبت تردد آن‌ها داشته باشد؟ دستگاههای حضورغیاب اثرانگشتی را خریداری کنید.
- آیا امنیت و غیر قابل هک بودن دستگاه حضور و غیاب برایتان در اولویت است؟ جدیدترین دستگاههای تشخیص چهره موجود در بازار از امنیت بسیار بالایی برخوردار هستند.
- آیا به دنبال ارزانترین دستگاه حضور و غیاب هستید؟ دستگاههای رمزی یا کارتی را خریداری کنید.
همان‌طور که مشاهده می‌کنید هر یک از انواع اتوماسیون اداری ویژگی‌های خاص خود را دارند. بطور کلی هنگام خرید دستگاه ثبت تردد باید 4 فاکتور مهم را در نظر داشته باشید که عبارتنداز:
- سرعت
- دقت
- امنیت
- قابلیت یکپارچه سازی با نرم افزارهای کاربردی
بهترین دستگاه ساعت زنی موجود در بازار دستگاهی است که 4 ویژگی فوق را داشته باشد. یعنی هم دقت بالایی در شناسایی افراد داشته باشد، هم فرایند تشخیص فرد و ثبت اطلاعات وی را با سرعت بالایی انجام دهد، از امنیت بالایی برخوردار بوده و دور زدن یا هک کردن آن به سادگی میسر نباشد و هم امکان اتصال به نرم افزارهای کاربردی چون نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد را داشته باشد.
مزایای استفاده از دستگاه ثبت حضوروغیاب
استفاده از این سیستم های حضوروغیاب هوشمند مزایای بسیار زیادی دارد که برخی از آن‌ها عبارتنداز:
- مدیریت اصولی‌تر و بهتر ورود و خروج افراد
- پیشگیری از وقوع خطای انسانی
- دسترسی به گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه
- امکان اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزارهای مختلف مانند نرم افزار حسابداری، محاسبه حقوق و دستمزد و…
- جلوگیری از تقلب پرسنل
- صرفه جویی در هزینه‌های سازمان با حذف نیروی انسانی برای ثبت دستی ساعت ورود و خروج
- صرفه جویی در زمان و ایجاد نظم بیشتر در سازمان
موارد فوق تنها بخشی از مزایای استفاده از اتوماسیون حضور غیاب به شمار می‌روند. استفاده از بهترین برند دستگاه حضور و غیاب از جهات بیشتری برای سازمان شما مزایایی به همراه دارد.
قیمت بهترین دستگاه ساعت زنی چقدر است؟
قیمت دستگاه حضور و غیاب در بازار رنج متفاوتی دارد. انواع اتوماسیون حضورغیاب براساس کاربردی که دارند قیمت گذاری می‌شوند. بی‌شک هرچه فناوری ساخت یک دستگاه پیشرفته‌تر باشد و از امکانات بیشتری پشتیبانی کند، قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود. در یک بررسی کلی می‌توان گفت کف قیمت دستگاه حضور و غیاب در بازار از 3 میلیون تومان شروع شده و تا 10 ال 15 میلیون تومان قیمت گذاری می‌شوند.
نرم افزار دستگاه حضور و غیاب چیست؟
نرم افزار دستگاه حضور و غیاب اپلیکیشنی است که به هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب ارائه می‌شود. زمانی که دستگاه حضورغیاب را خریداری می‌کنید در کارتن آن به احتمال زیاد دیسکی مشاهده می‌کنید که فایل نصبی نرم افزار دستگاه در آن قرار داده شده است. اگر به همراه اتوماسیون حضورغیابی که خریداری کرده‌اید دیسکی مشاهده نکردید، به احتمال زیاد باید فایل نصبی نرم افزار را از سایت دستگاه حضورغیاب دانلود کنید.
زمانی که می‌خواهید اقدام به تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب کنید به این نرم افزار نیاز پیدا خواهید کرد. این نرم افزار رایگان است و شرکت فروش دستگاه حضوروغیاب هزینه‌ای بابت ارائه آن دریافت نخواهد کرد. اما برخی از نرم افزارهای دستگاه حضور و غیاب نرم افزارهایی تخصصی‌تر هستند. برای خرید این نرم افزارها باید هزینه‌ای جدا از هزینه خرید اتوماسیون حضور غیاب بپردازید.
آیا امکان دور زدن دستگاه حضور و غیاب وجود دارد؟
هک شدن سیستم حضورغیاب همواره یکی از چالش‌های مدیران است. آن‌ها به دنبال راهی برای ارتقای امنیت سیستم‌های خود هستند و به هنگام خرید اتوماسیون اداری این سوال را می‌پرسند که چگونه از دور زدن سیستم ورود و خروج جلوگیری کنیم؟ اولین موضوعی که باید به آن توجه داشته باشید این است: دستگاهی خریداری کنید که دور زدن آن برای پرسنل به سادگی امکان پذیر نباشد. برای مثال دستگاه حضور و غیاب رمزی و کارتی از این نظر از امنیت بسیار پایینی برخوردار هستند.
پرسنل می‌توانند به راحتی کارت یا رمز خود را در اختیار دیگران قرار دهند و از آن‌ها بخواهند که در صورت عدم حضورشان در محل کار، حضور آن‌ها را نیز ثبت کنند. دور زدن دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و اثرانگشتی دشوارتر است. برای تقلب در این دستگاه‌ها باید یک نمونه جعلی از اثرانگشت یا نمونه سه بعدی از چهره بسازید که هم هزینه‌بر است و هم چالش‌های زیادی دارد.
اگر می‌خواهید احتمال دور زدن دستگاه ورود و خروج خود را به صفر برسانید توصیه ما این است که دستگاه‌هایی با فناوری‌های پیشرفته‌تر را خریداری کنید. برای مثال در حال حاضر انواعی از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی در بازار وجود دارد که سنسور آن تنها با حرارت دست الگوی اثرانگشت را شناسایی می‌کند. پیشرفته‌ترین دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره نیز قادرند چهره افراد را با وجود عینک یا ماسک نیز شناسایی کنند. دور زدن این دستگاههای حضورغیاب دیگر به سادگی امکان پذیر نخواهد بود.
دستگاه حضورغیاب بهتر است یا نرم افزارهای حضورغیاب بدون دستگاه؟
علاوه بر دستگاه ورود و خروج، امکان استفاده از نرم افزار ورود و خروج نیز وجود دارد. در صورت خرید این نرم افزارها دیگر نیازی به خرید یک اتوماسیون اداری نخواهید داشت. نرم افزارهای حضورغیاب خود دارای انواع متفاوتی هستند که عبارتنداز:
- نرم افزارهای حضور و غیاب نسخه موبایل
- انواع نرم افزار حضور غیاب برای سیستم عامل اندروید
- انواع نرم افزار حضور غیاب برای سیستم عامل آی او اس
- انواع مدل های نرم افزار حضور و غیاب تحت وب یا نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
- انواع مدل های مختلف نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز
- انواع مختلف نرم افزار حضور و غیاب تحت اکسل
اینکه کدام یک از این برنامه‌ها برای شما کاربردی‌تر است، به هدف استفاده شما از یک نرم افزار ساعت زنی بستگی دارد. برای مثال اگر می‌خواهید همیشه و همه‌جا امکان کنترل عبور و مرور پرسنل برایتان مهیا باشد، می‌توانید از اپلیکیشن های مختلف ساعت زنی که امکان نصب بر روی موبایل را دارند استفاده کنید.
#توجه: این مطلب یک رپرتاژ تبلیغاتی بوده و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده تهیه و نگارش شده است.
دیجی‌رو مسئولیتی در قبال محتوای تبلیغاتی ندارد.
