نرم افزار کنترل پروژه اهمیت بالایی در پیشبرد و به ثمر رسیدن یک پروژه دارد؛ بنابراین بررسی ویژگی های یک نرم افزار کنترل پروژه مناسب و مزایای استفاده از آن هم به همان اندازه مهم است. در این مقاله به بررسی این موضوع میپردازیم.
کنترل پروژه به معنی جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات مربوط به یک پروژه، به‌منظور یافتن مسیرهای درست برای اتمام پروژه است. کنترل پروژه شامل: شروع یک پروژه، برنامه ریزی برای روند کار، نظارت بر چگونگی اجرای کار و تعیین زمان‌بندی و تخمین هزینه‌های مربوط به پروژه می‌شود؛ همچنین در صورت بروز مشکل، مسیر بهبود روند کار با کنترل پروژه مشخص می‌شود. کنترل پروژه اهمیت بالایی در پیشبرد و به ثمر رسیدن یک پروژه دارد؛ ازاین‌رو نرم افزارهای کنترل پروژه متعددی روانه بازار شدند تا نیاز مردم را به بهترین شکل برطرف کنند. با ما همراه باشید تا باهم بررسی کنیم که نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه چه ویژگی دارد و مزایای استفاده از آن چیست.
مزایای کنترل پروژه
همان‌طور که اشاره کردیم، کنترل پروژه اهمیت بالایی دارد و تا حدود زیادی باعث پیشگیری از شکست می‌شود. می‌توان ادعا کرد که کنترل و مدیریت پروژه برای موفقیت پروژه‌های سازمانی، حیاتی‌ترین اقدام است. پیشبرد پروژه‌های کلان بدون کنترل آن و نظارت دقیق و آنالیز اطلاعات، عملاً کاری غیرممکن است. بهترین و دقیق‌ترین روش برای مدیریت پروژه، استفاده از نرم افزار کنترل پروژه است؛ برخی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزارهای کنترل پروژه به شرح زیر است:
- افزایش رضایت افرادی که در پروژه مشغول به کار هستند؛ یکی از اصلی‌ترین دلایل این رضایت، نظم و زمان‌بندی دقیق است.
- پیش‌بینی هزینه موردنیاز در هر بازه زمانی.
- تخمین زمان پایان پروژه.
- کاهش هزینه‌های پروژه با توجه به اطلاعات و داده‌ها و تغییرات عملکرد در زمان‌های مختلف.
- داشتن دید وسیع‌تر نسبت به هزینه کلی پروژه و روند انجام کار.
- پیشی گرفتن از رقبایی که توانایی کنترل و مدیریت پروژه ندارند.
نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه چه ویژگی دارد؟
برخی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و امکاناتی که باید برنامه کنترل پروژه در اختیار شما بگذارد عبارت‌اند از:
-
قابلیت گفت‌وگو یا چت:
کاربران و تیم پروژه باید بتوانند روی هر پروژه یا هر فعالیت باهمدیگر به بحث بپردازند تا بهترین تصمیم اتخاذ شود. لازم به ذکر است که این ارتباط باید در امنیت کامل صورت بگیرد تا امکان نفوذ رقبا وجود نداشته باشد.
-
ایمیل درون‌سازمانی:
یکی از مهم‌ترین بخش‌های مربوط به پروژه‌ها، اطلاع‌رسانی تغییرات و پیشامدها از طریق ایمیل است که در برنامه کنترل پروژه در اختیار شما قرار می‌گیرد.
-
اولویت دادن به فعالیت‌ها:
قابلیت اولویت‌گذاری باعث می‌شود تا تیم پروژه بهتر درک کنند که در چه زمانی، بر چه مسئله یا فعالیتی تمرکز کنند.
-
اعمال فیلترها:
یکی از مهم‌ترین بخش‌های نرم افزارهای کنترل پروژه، قابلیت فیلتر کردن است؛ به‌طور‌مثال کاربر می‌تواند با فیلتر بر اساس تاریخ، فعالیت‌های مربوط به روزهای مختلف را پیدا کند.
-
مدیریت زمان:
ایجاد یک زمان‌بندی دقیق برای انجام کارها باعث می‌شود که زمان نهایی اتمام پروژه تا حدود زیادی مشخص شود؛ از طرفی با تغییر در روند انجام پروژه، این تغییرات زمانی در دیگر مراحل و زمان پایان پروژه اعمال‌شده و زمان‌بندی دقیق‌تری را در اختیار کاربران می‌گذارد.
-
مدیریت هزینه:
اصلی‌ترین محرک برای انجام یک پروژه، میزان هزینه‌های مربوط به آن و تأمین آن است. بخش مدیریت هزینه در نرم افزارهای کنترل پروژه به شما کمک می‌کند تا دید بهتری به هزینه‌های موردنیاز داشته باشید تا برای تأمین آن دچار مشکل نشوید.
-
امکان تعریف نقش:
در نرم افزار کنترل پروژه می‌توان یک ناظر برای هر فعالیت یا هر پروژه تعیین کرد تا فعالیت‌ها به شکل صحیح‌تری انجام شوند.
برنامه کنترل پروژه باید چه امکاناتی داشته باشد؟
برخی از امکانات نرم افزار کنترل پروژه باعث می‌شوند کارهای شما با نظم بیشتری پیش بروند و به برنامه‌های دیگر نیازی نداشته باشید.
-
قابلیت گزارش‌گیری:
گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهیانه باعث می‌شود به‌صورت دقیق از روند پیشبرد پروژه آگاه شوید، با این گزارش‌ها شما متوجه می‌شود که تغییراتی که در یک هفته بر روی پروژه اعمال کرده‌اید، چه تغییری در روند انجام آن ایجاد کرده‌اند؛ همچنین می‌توانید درک کنید که کدام فعالیت باعث تقویت پروژه شما شده است تا روی آن تمرکز کنید.
-
قابلیت برچسب‌گذاری یا تگ گذاری:
تگ گذاری روی فعالیت‌ها، فایل‌ها و پروژه‌ها باعث می‌شود شما به‌راحتی آن‌ها را دسته‌بندی کنید؛ همچنین با این قابلیت می‌توانید برخی فعالیت‌ها را تفکیک کنید تا کاربران را از سردرگمی نجات دهید.
-
ایجاد و تعریف چارت سازمانی:
چارت سازمانی ساختار کلی و روابط و موقعیت‌های شغلی افراد را در یک سازمان نشان می‌دهد، در‌واقع چارت سازمانی به درک بهتر وظایف و مسئولیت‌ها و ارتباطات کمک می‌کند. استفاده از چارت سازمانی باعث ایجاد نظم در اجرای فعالیت‌های مربوط به پروژه می‌شود.
-
نمودار گانت:
گانت چارت یا نمودار گانت رایج‌ترین ابزار برای زمان‌بندی فعالیت‌های مربوط به یک پروژه است؛ این نمودار به شکل میله‌ای است و زمان شروع و پایان یک پروژه را استفاده می‌کند. استفاده از گانت چارت در نرم افزارهای کنترل پروژه باعث می‌شود شما دید واضح‌تری نسبت به اطلاعات داشته باشید. معمولاً آنالیز گانت چارت وابسته به دید بصری ما است و به همین جهت درک آن ساده‌تر خواهد بود.
-
ساختار شکست کار:
ساختار شکست کار یک نمایش منحصربه‌فرد از محصولات و یا خدماتی است که طی انجام یک پروژه باید تحویل داده شود. به زبان ساده، ساختار شکست کار یعنی تقسیم پروژه به فعالیت‌های کوچک و نظم دادن آن‌ها کنار هم، به شکلی که باعث شود پروژه در کوتاه‌ترین زمان و با کمترین هزینه و به‌طورکلی در بهترین شرایط به اتمام برسد. ساختار شکست کار یک دید کلی و قابل‌درک به شما می‌دهد و باعث می‌شود تمام جوانب انجام پروژه را بسنجید تا موردی از قلم نیافتد. سعی کنید هنگام انتخاب برنامه کنترل پروژه، به قابلیت تنظیم شکست کار آن دقت کنید.
کدام یک از نرم افزارهای کنترل پروژه مناسب‌تر است؟
هنگام انتخاب میان نرم افزارهای کنترل پروژه به تعداد کاربرانی که در یک پروژه نقش دارند دقت کنید و نرم افزاری را انتخاب کنید که پاسخگوی نیاز شما باشد؛ به‌طور‌مثال اگر تیم شما متشکل از 15 نفر است و برنامه کنترل پروژه موردنظرتان به 10 کاربر دسترسی می‌دهد مناسب شما نیست. یکی دیگر از مواردی که هنگام انتخاب نرم افزار کنترل پروژه کنترل پروژه مناسب باید به آن دقت کنید، ظرفیت بارگذاری فایل است. قطعاً شما در طول فرایند انجام پروژه احتیاج دارید تا فایل‌هایی را در اختیار کاربران قرار دهید؛ بنابراین نباید از اهمیت ظرفیتی که در دسترس شما قرار می‌گیرد غافل شوید. درنهایت نیز سعی کنید از یک شرکت معتبر اقدام به تهیه نرم افزار کنترل پروژه نمایید؛ امکان تست کردن نرم افزار به‌صورت رایگان باعث می‌شود انتخاب بهتری داشته باشید.
#توجه: این مطلب یک رپرتاژ تبلیغاتی بوده و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده تهیه و نگارش شده است.
دیجی‌رو مسئولیتی در قبال محتوای تبلیغاتی ندارد.
