آرشیو اسناد محلی است که سندهای روزانه شرکت‌ها و سازمان‌ها بر اساس اصولی علمی در آنجا نگهداری و حفاظت می‌شوند. ایجاد بایگانی اسناد از جمله تکنیک‌های رایج است که به عنوان یک مرکز غنی از منابع مختلف محسوب می‌شود، اما هنوز برخی از سازمان‌ها از روش‌های سنتی بایگانی اسناد استفاده می‌کنند یا بعضی دیگر نه تنها محلی برای این کار در نظر نگرفته‌اند، بلکه از روش‌های نوین آرشیو اسناد هم اطلاعی ندارند. با این وجود اگر شما یک شرکت تازه تأسیس هستید یا اینکه قصد دارید سیستم آرشیو اسناد سازمان خود را تغییر دهید و برای رهایی از حجم بالای پرونده‌ها به دنبال یک روش مناسب می‌گردید، بهترین راهکار استفاده از نرم افزار آرشیو است. پس با ما همراه باشید تا در مورد این نرم افزار اطلاعات لازم را به دست آورید.
آرشیو چیست؟
آرشیو یا Archive یک واژه فرانسوی بوده که معادل فارسی آن کلمه بایگانی است. آرشیو اسناد یا همان بایگانی مدارک راهکاری مفید برای حفاظت و نگهداری از اطلاعات سازمان‌ها، شرکت‌ها و … بوده که در طول زمان ایجاد شده است. در بین بخش‌های سازمانی شرکت‌ها و ادارات بزرگ، موضوع آرشیو و بایگانی اسناد از جمله حساس‌ترین حوزه‌های کمک رسان به مدیریت استراتژیک و برنامه ریزی محسوب می‌شود، به طوری که بدون یک روال منسجم از آرشیو اسناد، هیچ کدام از بخش‌های اجرایی نمی‌توانند وظایف محوله خود را به نتیجه مطلوب برسانند. از طرف دیگر استخراج اطلاعات مرتبط با هوش تجاری که می‌تواند در حوزه تصمیم گیری به مدیران سازمان‌ها کمک کند، به کندی انجام شده یا اینکه در برخی مواقع تحقق آنها به دور از تصور خواهد بود. حساسیت این بخش نه تنها از لحاظ اثر گذاری سیستم بر آیین نامه‌ها و دستورالعمل‌های تدوین شده یا بازنگری آنها مشهود بوده، بلکه از لحاظ کمک به سرعت در چرخه اطلاعاتی دو چندان است. بنابراین یک سیستم آرشیو کارآمد و پویا می‌تواند هم در زمان مورد نظر، نیازهای اجرایی دیگر بخش‌های سازمان را محقق کند و هم اینکه از به هدر رفتن زمان نیروی انسانی سازمان جلوگیری نماید. حوزه بایگانی و آرشیو اسناد به لحاظ کاربرد جزو پرکاربردترین حوزه‌های سازمانی ادارات بزرگ بوده و تنوع کاربران، عملکرد و اطلاعات آنها پیچیدگی‌های نگهداری و مدیریتی این بخش را چند برابر می‌کند. همچنین زمانی این پیچیدگی بیشتر می‌شود که عملکرد سازمان‌ها به واسطه گسترده بودن ساختار آنها و تعدد کسب و کارهای اصلی گسترش یافته باشد، در چنین شرایطی حساسیت و سختی مدیریت این بخش زیادتر شده و بنابراین لزوم به کارگیری ابزارهای مکانیزه و پیشرفته همچون نرم افزار آرشیو بیشتر به چشم می‌خورد.
مزایای استفاده از نرم افزار آرشیو چیست؟
نرم افزار آرشیو به منظور نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک در قالب‌های مختلف متنی، صوتی و تصویری و … مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این سیستم روال کار به این صورت است که ابتدا در بخش بایگانی فایل‌ها با هر قالب شناسایی از جمله فایل اسکن شده یا قالب‌های متنی در سیستم بارگذاری شده و سپس دیگر مشخصات مورد نظر آنها ثبت اطلاعات می‌شود. در پایان کاربران در بخش‌های مختلف با استفاده از امکانات گوناگونی نظیر طبقه بندی‌ها، کارتابل واحد و جستجو به اسناد و اطلاعات دسترسی پیدا می‌کنند. به طور کلی می‌توان مزایای استفاده از نرم افزار آرشیو را برای سازمان‌ها و ادارات به صورت زیر بیان نمود:
- در این نرم افزار امکان نگهداری از تعداد زیادی از سندها و پرونده‌ها به صورت الکترونیکی وجود دارد.
- می‌توان از طریق آن انواع مدارک مهم همچون پرونده‌های اداری، فنی و مهندسی، پرسنلی، مالی و دیگر اطلاعات را در سیستم سازمانی تعریف نمود.
- کاربران از امکان دسترسی سریع به پرونده‌ها و مدارک از طریق جستجو برخوردار هستند.
- سازماندهی و دسته بندی اسناد و مدارک در سیستم نرم افزاری آرشیو برای افراد فراهم شده است.
- مدیریت نسخه‌های فیزیکی و برنامه ریزی چرخه امحای سندها و پرونده‌ها از طریق این نرم افزار وجود دارد.
- قابلیت اسکن انبوه، سریع و خودکار پرونده‌ها به کمک الگوریتم‌های نوین هوش مصنوعی و مبتنی بر پردازش تصویری در نرم افزارهای آرشیو مخصوص بایگانی مدارک و اسناد وجود دارد.
امکانات نرم افزار آرشیو چیست؟
در خصوص امکاناتی که نرم افزار آرشیو در اختیار پرسنل و کارکنان سازمان‌ها و ادارات قرار می‌دهد، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- به راحتی می‌توانید انواع اسناد و مدارک را در این نرم افزار تعریف کنید.
- ایجاد پرونده‌ها و ورود اطلاعات در آن وجود دارد.
- نرم افزارهای آرشیو از امکان طراحی فرم ورود اطلاعات برخوردار هستند.
- قابلیت اسکن تصاویر در این نرم افزار وجود دارد.
- کاربر به راحتی می‌تواند جستجو و مشاهده پرونده‌ها را انجام دهد.
- مشخص کردن عمر اسناد و قابلیت اخذ گزارش امحای مدارک در این نرم افزار وجود دارد.
- استفاده از نرم افزار آرشیو باعث کارایی و سرعت در ادارات و سازمان‌ها می‌شود.
دلایل اهمیت استفاده از نرم افزار آرشیو برای سازمان‌ها و ادارات چیست؟
آرشیو اسناد و مدارک به طور کلی بر روی تبدیل پرونده‌های کاغذی به تصاویر اسکن شده و ذخیره آنها در سیستم تمرکز دارد. زمانی که یک سیستم نرم افزاری آرشیو مناسب و کارآمد برای حفظ و نگهداری اسناد و مدارک در یک سازمان مستقر می‌شود، به سازمان کمک می‌کند تا بتواند یک مخزن از تمام انواع اسناد الکترونیکی مهم را با تمام نسخه‌های آن در یک سیستم بایگانی الکترونیکی مرکزی ایجاد نماید.
بنابراین هر نسخه در یک سند و تاریخ کامل آن را می‌توان در یک مکان و در یک زمان بسیار کوتاه جستجو و پیدا کرد. نرم افزار آرشیو همچنین به ادارات کمک می‌کند تا بتوانند از بروز مشکلات مختلفی همچون استفاده از اسناد داده‌های قدیمی یا نادرست سازمانی جلوگیری کنند.
استفاده از این نرم افزار می‌تواند اثرات مثبتی دیگری را هم برای شرکت‌ها و سازمان‌ها به وجود بیاورد، از جمله اینکه باعث می‌شود:
- انعطاف‌پذیری و رقابت‌پذیری در کارها بیشتر شود.
- عملکرد برنامه‌های کاربردی فعلی بهبود پیدا کند.
- دسترسی سریع به اسناد و افزایش بهره‌وری عملیاتی را در سازمان به وجود می‌آورد.
- هزینه‌های سازمانی کاهش یافته و زمان پشتیبان گیری، ارتقاء و تنظیم پایگاه داده نیز کوتاه‌تر می‌شود.
برای خرید نرم افزار آرشیو به کدام شرکت نرم افزاری مراجعه کنیم؟
در صورتی که تصمیم دارید برای حفظ و نگهداری اطلاعات موجود در سازمان یا شرکت خود از نرم افزار آرشیو استفاده نمایید، می‌توانید برای خرید این نرم افزار به شرکت نرم افزاری یگانه که یکی از بهترین شرکت‌ها در این زمینه است مراجعه نمایید.
ویژگی‌های نرم افزار آرشیو یگانه
در خصوص ویژگی‌های نرم افزار آرشیو یگانه می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- محیط کاربری آن ساده بوده و طراحی آن کاملاً تحت وب است تا دسترسی به نرم افزار برای کاربر راحت باشد.
- دارای قابلیت پشتیبانی از تعداد بالای کاربران به صورت همزمان است.
- امکان تهیه گزارشات متنوع در آن وجود دارد.
شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد امکانات، قابلیت و قیمت نرم افزار کارآمد آرشیو و بایگانی اسناد یگانه به وب‌سایت رسمی شرکت نرم افزاری یگانه مراجعه نمایید.
https://yeganehsoft.com/ نرم-افزار-بایگانی-اسناد/
#توجه: این مطلب یک رپرتاژ تبلیغاتی بوده و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده تهیه و نگارش شده است.
دیجی‌رو مسئولیتی در قبال محتوای تبلیغاتی ندارد.
