حسابداری یکی از بخش‌های مهم هر شرکت و سازمانی است. معمولا بخش حسابداری اسناد پیچیده و محرمانه شرکت را در اختیار دارد و بخش مالی شرکتها وظیفه مهمی در رشد سازمان دارند. مهم‌ترین ابزار حسابداری دفتر کل حسابداری است. این موضوع تا به حدی مهم است که همه حسابداران باید به آن آگاه باشند. رعایت اصول و قوانین در نوشتن و ارائه دفاتر حسابداری بسیار اهمیت دارد و باید به‌خوبی رعایت شود. در این مقاله قصد داریم در رابطه با دفاتر کل حسابداری صحبت کنیم و اشاره‌ای به تهیه و تنظیم این دفتر داشته باشیم. بعد از مطالعه این مقاله دیگر مشکلی در نگارش دفتر حسابداری نخواهید داشت.
تعریفی جامع از دفتر کل حسابداری؛ دفاتر تنظیم شده توسط قانون
تحریر دفاتر کل یا حسابداری از جمله وظایفی است که حسابداران باید به آن کاملا مسلط باشند. حسابدارن باید با نظارت مدیران مالی سازمان و شرکتها به‌صورت روزانه اسناد و اطلاعات حسابداری را در در دفتر کل حسابداری وارد کنند. کلیه رویدادهای مالی در ابتدا داخل اسناد حسابداری ثبت می‌شود و بعد از بررسی نهایی و تایید از جانب مدیر مالی، داخل دفاتر حسابداری قانونی نیز ثبت می‌شود. دفاتر حسابداری توسط قانون تهیه و تنظیم می‌شوند و در اختیار شرکتها قرار می‌گیرند. به این دفاتر به‌اصطلاح دفاتر قانون نیز می‌گویند. حسابداران می‌توانند با استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی و تطبیق اسناد ثبت شده در این نرم‌افزار، کلیه اسناد را به‌صورت صحیح وارد دفاتر قانونی کنند.
سازمان‌ها چه نیازی به دفتر کل دارند؟
داخل دفتر کل برای هر حساب یک صفحه جداگانه در نظر می‌گیرند و کلیه رویدادهای مالی مرتبط با هر حساب نوشته شده و داخل صفحه مورد نظر درج می‌شود. دفتر کل یکی از مهم‌ترین دفاتر شرکتها و سازمان‌ها است. طبق تصویب قانون همه واحدهای اقتصادی باید دفتر قانونی یا دفتر کل داشته باشند. دفاتر کل وضعیت حساب‌های یک مجموعه صنفی را از بابت بدهکار یا بستانکار بودن به‌صورت واضح نشان می‌دهد. همچنین دفاتر کل موجب می‌شوند اشتباهات حسابداری کاهش پیدا کند یا رویدادهای مالی چند بار ثبت نشود.
در دفترهای حسابداری همه جزئیات معامله و رویدادهای مالی باید تنظیم شود. اطلاعاتی مانند تاریخ، حجم معامله، بستانکاری یا بدهکاری هر حساب در دفتر مالی نوشته می‌شود. البته شرکت‌های بزرگ معمولا با خرید نرم افزار حسابداری اطلاعات را وارد نرم‌افزار می‌کنند و بعد از آن به‌راحتی اسناد از روی نرم‌افزار داخل دفتر ثبت می‌شود.
قبل از شروع سال مالی؛ زمان مناسب برای دریافت دفتر کل
طبق قانون تصویب شده همه اشخاص حقوقی و حقیقی که واحد صنفی دارند، باید دفتر کل داشته باشند. این افراد موظف‌اند قبل از شروع سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفاتر قانونی کنند. البته همه مشاغل به این شکل نخواهند بود و بعضی از کسب‌و‌کارها در طول سال چندین بار باید دفاتر قانونی جدید تهیه و تنظیم کنند. به‌عنوان نمونه برخی از شرکتها قبل از معاملات فصلی باید دفاتر را تهیه کنند تا سیستم مالی آن‌ها تراز شود.
توجه داشته باشید که بعضی از دفاتر نیز الزام قانونی ندارند و این دفاتر برای سازمان امور مالیاتی ضروری و مهم نیستند. دفاتر غیررسمی برای کمک به حسابداران طراحی شده است. این دفاتر موجب افزایش دقت حسابداران می‌شود. به‌عنوان نمونه دفتر معین یکی از دفاتر غیر رسمی است.
تنظیم دفتر کل؛ رعایت نگارش دقیق و درست دفاتر قانونی
تنظیم دفتر کل معمولا توسط حسابدار مجموعه انجام می‌شود. نگارش دفتر کل حسابداری پیچیدگی خاصی ندارد، اما به خاطر حساسیت بالای این کار، باید به‌درستی و بادقت انجام شود. طبق قانون و آیین‌نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، افراد حقیقی و حقوقی فقط 15 روز فرصت دارند تا اطلاعات مالی و رویدادهای مالی را داخل دفاتر قانونی ثبت کنند.
اگر در این 15 روز معاملات مالی داخل دفاتر ثبت نشود، دفاتر قانونی اعتبار خود را از دست می‌دهند. کلیه اطلاعات دفاتر باید به‌درستی نوشته شود و هر بخش در دفتر جایگاه مشخصی دارد. به‌عنوان مثال شماره سند حسابداری و تاریخ یا حساب بستانکار و بدهکار باید در جایگاهی که داخل دفتر تعیین شده نوشته شود.
تحریر صحیح دفاتر کل؛ با استفاده از دفاتر غیر رسمی و نرم‌افزارهای حسابداری
در این مقاله به سوال «دفتر کل حسابداری چیست» پاسخ دادیم و اشاره‌ای به ویژگی‌های دفاتر حسابداری داشتیم. درحالت‌کلی دفاتر حسابداری برای شفاف‌تر شدن صورت وضعیت‌های مالی اشخاص حقیقی و حقوقی کاربرد دارد. کلیه اطلاعات مالی و همه اسناد به‌صورت دقیق و با جزئیات باید در این دفاتر ثبت شود. معمولا شرکتها از دفاتر غیر رسمی و نرم‌افزارهای حسابداری برای ثبت دقیق دفاتر قانونی کمک می‌گیرند. پیشنهاد می‌کنیم برای تهیه نرم‌افزار حسابداری دقیق و ایمن به صفحه اصلی سپیدار سیستم مراجعه کنید.
شرکت سپیدار سیستم سال‌ها است در زمینه تولید انواع نرم‌افزارهای حسابداری فعالیت می‌کند. نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی یا شرکتی مختلفی توسط گروه سپیدار سیستم طراحی شده است. خدمات آموزشی، به‌روزرسانی عالی و پشتیبانی منحصربه‌فرد از مهم‌ترین مزایای شرکت سپیدار سیستم است.
#توجه: این مطلب یک رپرتاژ تبلیغاتی بوده و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده تهیه و نگارش شده است.
دیجی‌رو مسئولیتی در قبال محتوای تبلیغاتی ندارد.
