یکی از چالش‌های پیش روی صاحبان رستوران و مراکز تهیه غذا، ثبت و مدیریت تردد پرسنل است. تأخیرها، جابه‌جایی شیفت‌ها، ثبت نادرست ساعات کار و سوءاستفاده از روش‌های سنتی علاوه بر اخلال در نظم مجموعه به طور مستقیم بر کیفیت خدمات و رضایت مشتریان تأثیر گذار است. اما آیا راه‌حلی برای حل این مشکلات وجود دارد؟ اگر به دنبال راه‌کاری برای ثبت و مدیریت دقیق ورود و خروج کارکنان و شیفت‌های کاری مجموعه خود هستید تا علاوه بر ایجاد نظم، چهره‌ای حرفه‌ای تر از برند شما را نشان دهد ادامه مطلب را از دست ندهید.
در طی سال‌ها تجربه فروش و مشاوره در حوزه دستگاه‌های حضور و غیاب، بارها با مدیرانی مواجه شده‌ام که حتی با داشتن دستگاه ساعت‌زن، همچنان با بی‌نظمی‌های کارکنان درگیر بودند. مجموعه‌هایی که علی رغم داشتن دستگاه ساعت زن همچنان با بی نظمی مواجه بوند. به عنوان مثال کارکنان در ساعت مقرر در محل حاضر نبوده و برای جبران کسر کار، با تاخیر از محل خارج شده که هیچ نتیجه مثبتی برای مجموعه به دنبال نداشت یا شکایت از تقلب در استفاده از دستگاه حضور وغیاب کارتی به دفعات تکرار گزارش می‌شد. در این مقاله، علاوه بر بررسی این چالش‌ها، راهکارهای مناسب برای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب رستورانی را معرفی می‌کنیم.
چالش‌های مدیریت حضور و غیاب در رستوران‌ها
- پیچیدگی مدیریت شیفت‌ها
- تأخیرها و خروج‌های غیرمجاز
- تقلب در ثبت ورود و خروج (Buddy Punching)
- مشکلات روش‌های سنتی ثبت حضور و غیاب
- تأثیر بی‌نظمی بر بهره‌وری و رضایت مشتری
ویژگی‌های کلیدی یک دستگاه حضور و غیاب رستورانی
-
قابلیت تعریف شیفت‌ها و ساعت کاری متغیر
رستوران‌ها و مجموعههای طبخ غذا، معمولا دارای چندین شیفت کاری هستند که گاها با توجه تغییرات فصل یا مناسبات مذهبی تغییراتی در شیفت‌های کاری ایجاد شود. بنابراین استفاده از سیستم حضور و غیابی که قابلیت تعریف انواع شیفت کاری و تعیین محدوده کاری را داشته باشد حائز اهمیت است. ممکن است شروع ساعت کاری یک رستوران از 8 صبح الی 12 شب باشد، بنابراین امکان تنظیم ساعت استراحت و نهار برای محاسبه دقیق حقوق و دستمزد حائز اهمیت است.
-
ثبت اضافه‌کاری و تأخیرها
در سیستم مورد استفاده برای ثبت تردد پرسنل، باید امکان تعریف محدوده مجاز برای تاخیر و تعجیل پرسنل در نظر گرفته شود. با استفاده از سیستم کنترل تردد کارآمد، می‌توان مانع از تقلب کارکنان در ثبت اضافه کاری غیر مجاز، تاخیر و تعجیل شد.
- دقت و سرعت در ثبت تردد
سرعت دستگاه، یکی از فاکتورهای مهم در انتخاب دستگاه است. اگر دستگاه ساعت زنی مورد استفاده از سرعت کافی برخوردار نباشد، پرسنل به موقع سرکار خود حاضر نشده و با توجه به حساسیت کار ممکن است با مشکلاتی مواجه شوند. . دستگاه باید سریع عمل کند و در عرض چند ثانیه ورود و خروج را ثبت کند. براساس آمار و تجربه کارشناسان فروش و پشتیبانی ما، بهترین نوع دستگاه ساعت زن برای رستوران‌ها و آشپزخانه‌ها، دستگاه‌های تشخیص چهره و اسکن دست هستند. چرا که در دستگاه‌های کارتی امکان تقلب زیاد است و دستگاه‌های اثر انگشت به دلیل نوع فعالیت پرسنل با چالش‌های زیادی همراه است.
-
ظرفیت تعریف پرسنل و ثبت رکورد تردد
دستگاهی تهیه کنید که ظرفیت مناسبی برای تعریف پرسنل و همچنین رکورد تردد دارد. اگر دستگاه با ظرفیت پایین انتخاب کنید، با اضافه شدن تعداد پرنسل مجبور به هزینه برای تهیه یا ارتقاء سیستم متحمل می‌شوید. همچنین در صورت محدودیت ظرفیت دستگاه در ثبت رکورد تردد، مجبور به تخلیه زودهنگام دستگاه و مشکلاتی از قبیل گم کردن اطلاعات مواجه خواهید شد.
-
باطری پشتیبان و قابلیت ذخیره داده در صورت قطعی برق
یکی از چالش‌های پیش روی کسب و کارهای مختلف، چگونگی ثبت تردد در مواقع قطعی برق است. بنابراین دستگاهی انتخاب کنید که دارای باطری داخلی است یا امکان استفاده از ups برای استفاده در زمان قطعی برق را دارد.
-
سازگار با شرایط محیطی
مجموعههای تهیه غذا و رستوران‌ها به دلیل نوع ماهیت خود، دارای محیطی چرب و مرطوب هستند. بنابراین دستگاهی انتخاب کنید که شرایط مقاوم بوده و دوام کافی داشته باشد. دستگاه‌های ضدآب یا مقاوم در برابر گردوغبار گزینه‌های بهتری هستند.
-
مقاومت در برابر شوک و ضربه
با توجه به حجم بالای تردد در رستوران‌ها و آشپزخانه‌ها، احتمال برخورد با دستگاه زیاد است و شما باید دستگاهی انتخاب کنید که دوام بالایی دارد و در اثر ضربه یا شوک‌های احتمالی با مشکل مواجه نشود.
-
قابلیت مدیریت چندین شعبه
بسیاری از رستوران‌ها و مجموعه های غذایی دارای چندین شعبه در قسمت های مختلف شهر هستند یا ممکن است نیروی سیار در بین شعب مختلف داشته باشند. برای مدیریت بهتر این مجموعه‌ها بهتر است از سیستم حضور و غیابی استفاده کنید که امکان مدیرت شعب مختلف به طور همزمان را دارد.
-
امکان اتصال به نرم‌افزارهای مدیریت حقوق و دستمزد
یکی از مهمترین دلایل استفاده از سیستم مدیریت تردد، جمع آوری صحیح و صحیح اطلاعات برای محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل است. فرآیند ثبت و مدیریت اطلاعات در رستوران‌ها با توجه به تنوع ساعت کاری و امکان تغییر شیفت‌های کاری به مناسبت‌های مختلف، با چالش‌های زیادب همراه است که با کمک نرم افزار حضور غیاب کارآمد به راحتی قابل پوشش دهی است. در حین تهیه سیستم کنترل تردد برای رستوران، توجه کنید که آیا نرم افزار مورد نظر قابلیت اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد را دارد یا نه؟ در برخی از نرم افزارها امکان خروجی گرفتن اطلاعات به صورت فایل اکسل برای استفاده در نرم افزار حسابداری و حقوق و دستمزد دارند. اتوماسیون کردن فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد نه تنها میزان خطا و اشتباه را کاهش می‌دهد بلکه منجر به کاهش نارضایتی و نرخ ترک کار می‌شود.
-
مدیریت دورکاری یا کارکنان سیار
در رستوران‌ها و مراکز تهیه غذا موقعیت‌های شغلی وجود دارد که همواره در یک شعبه حضور ندارند. مثل سرآشپزهایی که مسئول رسیدگی و سرکشی به فعالیت پرسنل در شعب مختلف هستند یا نیروهای تحویل غذا در محل مشتری. چه بهتر که از سیستم حضور و غیاب با امکان مدیریت تردد پرسنل سیار استفاده کنید. اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی یکی از راه حل‌های پیشنهادی برای مدیریت پرسنل دورکار و سیار است.
-
پشتیبانی و خدمات پس از فروش قوی
یکی از مهمترین مواردی که در حین خرید سیستم حضور غیاب باید مد نظر بگیرید، خدمات پشتیبانی و پس از فروش است. چرا که خرید یک دستگاه خوب تنها 50% از ماجرا است، چگونگی استفاده و چالش‌های پیش رو برای استفاده از آن ممکن است برای شما مشکل آفرین شود. پس چه بهتر که پیش از تهیه سیستم مورد نیاز خود، در رابطه با خدمات پشتیبانی و گارانتی محصول به خوب تحقیق کنید. چرا که ممکن است عدم ارائه خدمات پشتیبانی مناسب منجر به اجبار در تغییر سیستم مورد استفاده شود که هزینه‌های زیادی را به دنبال خواهد داشت.
-
سهولت در نصب و راه اندازی
ساده بودن فرآیند نصب و راه اندازی سیستم یکی از مواردی است که به طور مستقیم در تجربه کاربری شما تاثیر گذار است. دستگاهی تهیه کنید که فرآیند نصب و راه اندازی ساده‌ای داشته یا امکان حضور کارشناس نصب و راه‌اندازی از سوی شرکت ارائه دهنده فراهم شده است. همچنین از ارائه آموزش نحوه راه اندازی و استفاده از دستگاه از سوی کمپانی ارائه دهنده مطمئن شوید.
-
قیمت و هزینه نگهداری
علاوه بر قیمت اولیه، هزینه‌های جانبی مانند تعمیرات، لوازم جانبی و نرم‌افزارها را در نظر بگیرید.
دستگاه تشخیص چهره یا اثرانگشتی برای رستوران بخریم؟
اگر بر سردوراهی برای انتخاب دستگاه اثر انگشت یا چهره هستید در ادامه با ما همراه شوید. با توجه به اینکه هر کدام از این سیستم‌ها مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارندبرای انتخاب بهترین دستگاه ساعت زن رستورانی باید عوامل مختلفی را مد نظر بگیرید.
-
شرایط محیطی رستوران
تکنولوژی تشخیص اثر انگشت یا چهره: در صورت نصب دستگاه ساعت زن اثر انگشتی در محیط اصلی آشپزخانه با توجه به عوامل محیطی همچون رطوبت، بخار، چربی و سایر آلودگی‌ها یا انگشت آسیب دیده و چرب ممکن است عملکرد دستگاه با مشکل مواجه شود. در سیستم احراز هویت تشخیص چهره با توجه به عدم تماس فیزیکی با دستگاه با چالش های کمتری مواجه خواهید شد. دستگاه‌های چهره زن برای محیط‌های مرطوب یا چرب بهتر عمل می‌کنند و عوامل محیطی تأثیر کمتری روی آن‌ها می‌گذارند.
-
تعداد کارکنان و تردد سریع
برای رستوران‌هایی با تعداد کارکنان زیاد و تردد سریع، دستگاه تشخیص چهره مناسب‌تر است. این دستگاه بدون تماس فیزیکی و با سرعت بالا ورود و خروج را ثبت می‌کند و از ایجاد صف جلوگیری می‌کند.
-
بهداشت و سلامت
با توجه اهمیت رعایت بهداشت و جلوگیری از انتقال آلودگی، دستگاه‌های چهر زن بهترین گزینه برای آشپزخانه‌ها هستند. چرا که برای ثبت تردد در این دستگاه نیاز به تماس فیزیکی و ریسک انتقال آلودگی نیست.
-
قیمت دستگاه ساعت زن
دستگاه‌های اثر انگشت معمولاً هزینه کمتری نسبت به دستگاه‌های تشخیص چهره دارند و گزینه مقرون‌به‌صرفه‌تری هستند. دستگاه‌های تشخیص چهره معمولاً گران‌تر هستند، اما اگر به قابلیت‌های پیشرفته‌تر و امنیت بیشتر نیاز دارید، هزینه آن توجیه‌پذیر است.
-
فناوری جدید
دستگاه‌های تشخیص چهره به دلیل استفاده از فناوری‌های نوین مثل هوش مصنوعی و یادگیری ماشین قابلیت‌های بیشتری ارائه می‌دهند. به عنوان مثال شناسایی چهره با ماسک، شناسایی چهره در زاویه 30 درجه یا احراز هویت چند نفر به طور همزمان.
