سرعت، دقت و کیفیت خدماتدهی به مشتریان، میتواند عامل موفقیت یا شکست کسبوکار فروشگاهی شما باشد. کارکنان فروشگاه برای آن که بتوانند بدون استرس و با روحیه مناسب، پاسخ مشتریان را بدهند، به ابزارهای کم دردسر و ایمن مثل نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری نیاز دارند؛ ابزارهایی که از رابط کاربری شفافی برخوردار باشند و در هر شرایط اتصال پایدار داشته باشند.
ما در این مقاله قصد داریم حسابداری فروشگاهی مدرن را از چند زاویه بررسی کنیم و به این مسئله بپردازیم که سیستمهای مدیریتی نوین مثل نرم افزارهای ابری چه سهمی در رشد و توسعه کسبوکارهای امروزی دارند. اگر میخواهید به دنیای مدرن تجارت وارد شوید، این مقاله کاملاً مناسب شما است.
بدترین چالش های نرم افزارهای حسابداری آفلاین
سالها بسیاری از فروشگاهها از نرم افزارهای حسابداری آفلاین استفاده میکردند. این نرم افزارها برای مدت زیادی پاسخگوی نیاز کسبوکارها بودند؛ اما با افزایش حجم اطلاعات و تغییر انتظارات مشتریان، محدودیتهای آنها بیشتر نمایان شد. برخی از چالشهای این برنامهها به شرح زیر بود:
وابستگی به یک سیستم مشخص
نرمافزارهای آفلاین، معمولاً اطلاعات مالی را روی یک کامپیوتر یا سرور محلی ذخیره میکنند. این نوع از رابط کاربری دست مدیر، کارفرما و حتی حسابدار را بسته نگه داشته و امکان مدیریت چند شعبه و کنترل از راه دور را منحل میکند.
خرابی سیستم و از دست رفتن اطلاعات
وقتی به یک سیستم فیزیکی وابسته باشید، اطلاعاتتان همواره در برابر خرابی هارد، سوانح، هک، سرقت، و سایر خرابکاریها آسیبپذیر خواهد بود. حتی در این حالت بکاپ گیری هم کمک چندانی به شما نخواهد کرد؛ چراکه، تجهیزاتی مثل هارد اکسترنال هم دقیقاً در برابر چنین عواملی آسیبپذیر هستند.
دشواری دسترسی همزمان و چندکاربره
بسیاری از سیستمهای آفلاین امکان استفاده چند کاربره و تفکیک نقشها را ندارند یا فرایند بسیار پیچیده، زمانبر و هزینهسازی را در پیش کاربران خود قرار میدهند. هزینههای ناشی از پیادهسازی این سیستم نیز آنقدر زیاد است که بسیاری از فروشگاهها استطاعت پرداختشان را ندارند.
گزارش های غیر قابل اتکا
هرچه امکانات یک برنامه حسابداری محدودتر باشد، ریسک خطای آن نیز بیشتر است. علاوه بر این، تمامی چالشهای فوق در کنار یکدیگر یک همافزایی ایجاد کرده و باعث میشوند تا کاربر گزارشهای موثقی در دست نداشته باشد و مجبور باشد کورکورانه تصمیمگیری کند.
ایجاد نارضایتی در کارکنان و مشتریان
هیچ چیز بیشتر از رابط کاربری کند و زمانبر نمیتواند عملیات فروش مستقیم را مختل کند. هرچه صف مشتریان طولانی تر شود، کاربران حسابداری و صندوق تحت فشار بیشتری کار میکنند و نتیجه این دو نیز تجربه خرید نامطوب است.
دشوارسازی انجام تکالیف مالیاتی
همانگونه که میدانید، امروزه امور مالیاتی از طریق سامانههای دولتی آنلاین دنبال میشوند. همین مسئله سبب میشود تا کاربران نرم افزارهای آفلاین و قدیمی برای ارائه صورتحسابهای الکترونیکی، دفاتر و معاملات فصلی با چالشهای متعددی مواجه شوند و مدام با رد شدن اطلاعات ارسالیشان دست و پنجه نرم کنند.
بهترین راهکار برای عبور از این چالش ها چیست؟
برای عبور از چالشهای بالا میبایست سیستمهای حسابداری آفلاین را از رده خارج کنید و به نرم افزارهای ابری مهاجرت کنید. این سیستمهای حسابداری به واسطه رابط کاربری شفاف، دقیق و پرسرعتی که دارند بهترین کاندید برای شتاب دهی به خرید و فروش و محاسبه معاملات فروشگاهی هستند.
اولین تجربه از نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری
یکی از جذابترین بخشهای کار با نرم افزارهای ابری، همان اولین تجربه استفاده از آنهاست. رابط کاربری روان و شفاف این نرمافزارها، حس نشستن پشت فرمان یک خودروی فولآپشن را بعد از سالها رانندگی با خودرویی فرسوده تداعی میکند!
کاربری که مدتها با سیستمهای کند و قدیمی کار کرده، از سرعت بالا، امکانات مدرن و حذف کارهای تکراری و خستهکننده شگفتزده میشود و از این راحتی لذت میبرد. این تجربه فوقالعاده، حاصل مزایا و قابلیتهایی است که در ادامه با آن ها آشنا میشوید.
7 مزیت مهم نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری که نمیدانستید
1. دسترسی نامحدود از هر نقطه
دیگر نیازی نیست برای بررسی موجودی انبار یا مشاهده صندوق، پشت سیستم فروشگاه بنشینید؛ فقط با یک لپ تاپ شخصی، تبلت یا گوشی موبایل، در هر لحظه و هر مکان به اطلاعات مالی دسترسی دارید.
حذف هزینه های سرسامآور سرور و پشتیبانی: بدون نیاز به خرید سرورهای گرانقیمت یا پرداخت هزینههای سنگین برای تکنسین شبکه، با کمترین زیرساخت بهترین بازدهی را دریافت میکنید.
2. امنیت چندلایه و بکاپ خودکار
اطلاعات شما در مراکز داده امن با پروتکلهای پیشرفته رمزنگاری نگهداری میشوند و دیگر دغدغه سوختن هارد، ویروسی شدن یا سرقت سیستم را نخواهید داشت.
مدیریت یکپارچه شعبات: اگر چند شعبه فیزیکی یا انبار مجزا دارید، نرم افزار ابری تمام دادهها را بهصورت لحظهای همگامسازی میکند تا دیدی ۳۶۰ درجه از کل تجارتتان داشته باشید.
3. ماژول ها و امکانات متنوع
نسخه های ابری امکان انتخاب امکانات برحسب نیازهایتان را در دسترس قرار میدهند و ارتقای نسخه آنها نیز بسیار آسان و با ثبت یک تیکت قابل انجام است. بدین ترتیب از پرداخت هزینههای اضافه یا زودهنگام در امان میمانید.
4. گزارشات حرفه ای و بدون خطا
میتوانید به راحتی و با چند کلیک و بدون نیاز به محیط خسته کننده اکسل انواع گزارشهای مالی را در اختیار بگیرید. سیستمهای ابری از نظر تولید گزارشات میان دوره و پایان دوره نیز بسیار قوی و سریع عمل میکنند و پروسه گزارشگیری را سرعت میبخشند.
5. اتصال به فروشگاه اینترنتی و زیرسیستم ها
پلتفرمهای حسابداری آنلاین به راحتی و با کمترین هزینه به فروشگاههای آنلاین و زیرسیستمهای مدیریتی (مانند CRM) متصل میشوند. این اتصال یکپارچه نیز به واسطه افزونه ووکامرس، هوک و Api رخ میدهد.
6. انجام آسان تکالیف مالیاتی
از طریق ارتباط یکپارچه نسخههای ابری میتوانید به آسانی به سامانههای مالی و مالیاتی متصل شده و با چند کلیک تکالیف مالیاتی را بهجا بیاورید.
7. تعیین نقش و بررسی فعالیت کاربران
برنامههای ابری از نظر تعداد کاربر و تفکیک نقش کاربران محدودیتی ندارند و امور پردازش شده توسط کاربران مختلف را در سیستم ثبت میکنند. بدین ترتیب قادر خواهید بود دسترسی کاربرانتان را کاملاً تفکیک ساخته و آنها را به دقیقترین شکل مدیریت کنید.
آیا مهاجرت به نرم افزار فروشگاهی ابری سخت است؟
جابجایی به پلتفرمهای ابری کار دشواری نیست؛ اغلب آنها از ورودی و خروجی اکسل پشتیبانی کرده و اطلاعات نرم افزارهای قبلی را به آسانی دریافت میکنند. تنها چیزی که برای انتقال به این سیستمها نیاز دارید دانش مالی و تهیه یک اشتراک است. همچنین در صورت لزوم میتوانید از واحد پشتیبانی و استقرار این توسعهدهندگان بهرهجویی کرده و فرایند جابجایی اطلاعات مالیتان را به آنها واگذار کنید.
سخن نهایی
برای ماندن در بازار رقابتی امروز و به منظور تجربه رشد و توسعه پایدار میبایست اهمیت سیستمهای مالی و مدیریتی را جدی بگیرید. شما برای آن که بتوانید صف مشتریان فروشگاهتان را به حداقل برسانید، هزینه نیروی انسانی را به حداقل برسانید و گزارشات مالی شفاف و دقیقی در اختیار داشته باشید، میبایست به سیستمهای حسابداری ابری مانند نرم افزار حسابداری ابری مهاجرت کنید.
نرمافزار حسابداری فروشگاهی ابری، مرزهای مکان و زمان را حذف کرده و مدیریت مالی را به مزیتی رقابتی برای تجارت شما تبدیل میکند. کافی است تا شخصاً درباره امکانات و مزایای این سیستمها تحقیق کرده و یا به دموی رایگان آنها وارد شوید. برای آشنایی با بهترین پلتفرمهای موجود نیز کافی است در گوگل عبارت “بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی” را جستجو کنید.
نویسنده : نیما مهاجر؛ کارشناس محتوای تخصصی مالی و حسابداری
اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد