راهکارهایی برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری

زمان یک دارایی بسیار گران‌بها است و در حالی که در هر روز بیشتر از 24 ساعت زمان نداریم، باید از این گنجی که در دست ماست بیشترین استفاده ممکن را ببریم. اما چگونه می‌توانیم زمانی که در اختیارمان است را مدیریت کنیم؟ برخی کارآفرینان به این پرسش پاسخ هدفمندی داده‌اند در حالی که بقیه افراد از پاسخ دادن بازمانده‌اند. اگر در گروه دوم هستید، ما اکنون راهکارهایی را برایتان فراهم آورده ایم که به طوری کارآمد، سازنده و بدون استرس کار کنید و کنترل زمانتان را به دست بگیرید. با دیجی رو همراه باشید.

1. اهداف خود را مشخص کنید

اطمینان حاصل کنید که در مسیر اهدافتان هستید و فعالیت‌های روزانه‌تان، شما را به اهداف دلخواهتان نزدیک می‌کند؛ چه هدف‌های مقطعی و چه طولانی مدت. هر فعالیتی که غیر از این باشد، نوعی وقت هدر دادن است. برنامه روزانه شما باید حول محور انجام دادن فعالیت‌هایی بچرخد که مستقیما به افزایش درامد و یا رشد بیزینس شما منجر شود.

2. هوشمندانه اولیت‌بندی کنید

لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید. این لیست باید بر اساس اهمیت و ضرورت هر یک از آیتم‌ها نوشته شود‌. ابتدا نگاهی اجمالی به هر یک از وظایف انداخته وسپس بررسی کنید که هر یک در کدام دسته قرار خواهد گرفت:

• مهم و ضروری

وظایفی که باید به سرعت و بدون درنگ انجام شوند

• مهم اما نه ضروری

وظایفی که به نظر مهم می‌رسند، انجام شدن آن‌ها در اصرع وقت قابل توجه است، اما مهم نیست.

• ضروری اما نه مهم

وظایفی که بیشترین سر و صدا را می‌کنند، اما پس از انجام شدن ارزش آن‌ها کم است و یا اصلا ارزشی ندارند. تا حد امکان این گونه کارها را به دیگران واگذار کنید.

• نه ضروری و نه مهم

چیزهایی که کم اهمیت‌اند و بیهوده توهم مشغول بودن را به شما می‌دهند و موجب می‌شوند استرس زیادی را متحمل شوید.

سه یا چهار وظیفه مهم و ضروری را که امروز باید مورد توجه قرار بگیرند، بنویسید. پس از اتمام هر یک از وظایف در لیست، رو به روی آن یک تیک به معنای «انجام شد» قرار دهید. این کار حس خوشایند موفقیت را به شما القا می‌کند و می‌تواند انگیزه لازم را برای ادامه ایجاد کند.

3. فقط بگویید نه!

شما مسئول برنامه‌های زندگی‌تان هستید. اگر مجبورید درخواستی را رد کنید تا به آن چه واقعا مهم و ضروری است توجه کنید، این کار را دریغ نکنید‌. آماده باشید که فعالیت‌های کم اهمیت‌تر را رها کنید و به کارهای مهم‌تر بپردازید. این گونه خواهید توانست از هدر دادن زمان بپرهیزید. و بازدهی کار را بالا ببرید‌.

4. برنامه‌ریزی کنید

یکی از بدترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید شروع یک روز شلوغ کاری بدون هیچ برنامه دقیقی برای مدیریت کارهاست. زمانی را که صرف فکر کردن و برنامه‌ریزی برای اولویت دادن به کارهایتان می‌کنید، در مقایسه با زمانی که بدون برنامه از کاری به کار دیگر می‌پرید و به ندرت هر یک را به اتمام می‌رسانید، بسیار جزئی است. بر اساس خصوصیات شخصی خود یکی از راه‌های زیر را انتخاب کنید:

• پایان روز کاری

در پایان هر روز 15 دقیقه زمان لازم است تا میز کار خود را تمیز کنید و لیستی از کار‌های روزمره روز بعد را بنویسید‌. این یک تکنیک تفکیک پذیری فوق‌العاده است و شروع کردن صبحتان با یک میز کار از پیش مرتب شده، انرژی دو چندانی را برایتان به ارمغان خواهد آورد.

• شروع روز کاری

تنظیم کنید که چند دقیقه پیش از شروع کار، به محل کارتان وارد شده و لیست روزانه خود را بنویسید. شاید متوجه اهمیت آن نباشید، اما به یقین مفیدترین قسمت روزتان، انجام این کار خواهد بود.

5. با حواس پرتی مقابله کنید

به تعداد دفعاتی که افراد حین متمرکز بودن شما بر روی کار یا مسئله‌ای مهم، در کارتان وقفه ایجاد کردند توجه کنید. همچنین به دفعاتی که به وسیله برنامه‌های تلویزیون و یا موبایلتان حواستان از کارتان پرت شده است‌. گوشی هوشمندتان بسیار سودمند اما در عین حال اعتیاد اور است و قاتل زمان محسوب می‌شود. این تمرینی بزرگ برای افزایش اراده محسوب می‌شود و در ابتدا سخت به نظر می‌رسد اما تلاش کنید درب را ببندید و تلفن همراهتان را خاموش کنید‌. به جای همیشه انلاین بودن، زمانی را در طول به چک کردن ایمیل‌ها تماس با افراد و یا کارهای دیگر اختصاص دهید و خارج از این زمان‌ها به هیچ عنوان از گوشی هوشمندتان استفاده نکنید‌.

6. از خودتان مراقبت کنید

مطمئن باشید که در طول یک شبانه روز به میزان کافی استراحت می‌کنید. ورزش را حتما در لیست روزانه خود قرار دهید با این کار ذهنتان را هشیار نگه می‌دارید تا بیشترین کارآیی را داشته باشد و امکان هدر دادن زمان به حداقل برسد.