سیستم رای گیری کنفرانس؛ انواع، نحوه کار و تجهیزات لازم

سیستم رای گیری کنفرانس به شما کمک می کند تا با کمترین خطا و در کوتاه ترین زمان ممکن، رای‌گیری از افراد حاضر در جلسه را انجام دهید. در ادامه این مطلب معرفی کاملی از سیستم رای‌گیری کنفرانس و نحوه عملکرد ان در جلسات ویدئو کنفرانس و همایش ها ارائه خواهیم کرد. همچنین انواع سیستم های رای گیری کنفرانس سیمی و بی سیم از جمله سیستم های مبتنی بر میکروفون کنفرانس مجهز به قابلیت رای گیری را بررسی کرده و توضیحات جامعی از دستگاه های رای گیری الکترونیکی ارائه می کنیم.

سیستم رای گیری کنفرانس چیست؟

 سیستم رای گیری کنفرانس یک راهکار الکترونیکی برای ثبت، شمارش و نمایش سریع، دقیق و محرمانه ارای شرکت کنندگان در جلسات ویدئو کنفرانس، کنفرانس‌های حضوری، همایش ها، سمینار ها و… است. این سیستم با استفاده از کنسول های کنفرانس یا تجهیزات رای گیری بی‌سیم، امکان ثبت انواع رای شامل موافق، مخالف و ممتنع را فراهم کرده و نتایج را به صورت لحظه‌ای نمایش می دهد. برخلاف روش های سنتی که احتمال خطا، تاخیر یا حتی تقلب در شمارش ارا وجود دارد سیستم رای گیری کنفرانس با ثبت خودکار اطلاعات، دقت و شفافیت فرایند تصمیم گیری را افزایش می دهد و امکان تهیه گزارش، ارشیو نتایج و تحلیل اماری را نیز در اختیار مدیر جلسه قرار می دهد.

نحوه کار سیستم رای گیری کنفرانس چگونه است؟

نحوه کار سیستم رای گیری کنفرانس به این صورت است که مدیر یا رئیس جلسه ابتدا فرایند رای گیری را از طریق میکروفون کنفرانس رئیس جلسه یا دستگاه رای گیری مرکزی فعال می کند. سپس افراد دارای حق رای با استفاده از میکروفون های مجهز به قابلیت رای گیری یا دستگاه های رای گیری اختصاصی  رای خود را ثبت می کنند. اطلاعات ثبت شده بسته به نوع سیستم رای گیری، به واحد مرکزی کنفرانس یا دستگاه مرکزی رای گیری منتقل شده و پس از پردازش، نتایج به صورت لحظه ای روی مانیتور کنفرانس یا ویدئو وال نمایش داده می شود.

تجهیزات لازم برای راه اندازی سیستم رای گیری کنفرانس

تجهیزات موردنیاز برای راه اندازی سیستم رای گیری کنفرانس بسته به اینکه قصد داشته باشید از میکروفون های مجهز به قابلیت رای‌گیری استفاده کنید یا دستگاه های رای‌گیری مستقل متفاوت و به شرح زیر می باشد:

میکروفون کنفرانس مجهز به قابلیت رای گیری

این دسته از میکروفون های کنفرانس به کلیدهای مخصوص رای گیری مجهز هستند. برخی از مدل‌ها دارای نمایشگر هستند و می توانند نتایج رای گیری را به کاربران نمایش دهند. در مقابل، برخی مدل ها نمایشگر ندارند و به مانیتور کنفرانس متصل می شوند تا نتایج رای گیری به صورت لحظه ای روی مانیتور نمایش داده شود. سیستم رای گیری تعبیه شده در این میکروفون ها نیز بسته به برند و مدل دستگاه می تواند امکانات متفاوتی داشته باشد. برای مثال برخی از ان ها به کنسول ریاست مجهز هستند که به رئیس جلسه امکان می دهد دسترسی افراد، زمان رای گیری و سایر تنظیمات مرتبط با فرایند رای گیری را مدیریت و کنترل کند.

دستگاه رای گیری کوچک

در صورتی که قصد ندارید در سیستم کنفرانس خود از میکروفون های مجهز به قابلیت رای گیری استفاده کرده بایستی از دستگاه های رای گیری مستقل استفاده کنید. هر دستگاه در اختیار یک فرد دارای حق رای قرار می گیرد و پس از احراز هویت از طریق کارت RFID، امکان ثبت رای و ارسال آن به نرم افزار مرکزی را فراهم می کند. این دستگاه با بهره گیری از ارتباط بی سیم Wi-Fi، اطلاعات را به نرم افزار سیستم منتقل می کند و امکان نمایش شماره سؤال، زمان باقی مانده و ثبت پاسخ‌های چندگزینه ای یا گزینه های موافق، مخالف و ممتنع را در اختیار کاربر قرار می دهد.

نرم افزار رای گیری کنفرانس

در مواقعی که جلسات شما به صورت ویدئو کنفرانس برگزار می شود؛ یعنی تعدادی از افراد در سالن جلسه حضور دارند و تعدادی دیگر به صورت آنلاین در جلسه شرکت می  کنند برای راه اندازی سیستم رأی گیری کنفرانس علاوه بر میکروفون های مجهز به قابلیت رأی‎گیری یا دستگاه های رأی‌گیری الکترونیکی، به نرم افزار رأی گیری کنفرانس نیز نیاز خواهید داشت تا شرکت کنندگان آنلاین بتوانند در فرآیند رأی گیری مشارکت کنند. نرم افزار ویدئوکنفرانس تروکانف، Zoom و Microsoft Teams از جمله نرم افزارهای پیشرفته ای هستند که به قابلیت رای گیری و نظرسنجی انی مجهز بوده و می توانید از ان ها استفاده کنید.

انواع سیستم رای گیری کنفرانس

سیستم های رای گیری کنفرانس به دو دسته اصلی یعنی سیستم رای گیری سیمی و سیستم رای‌گیری بی سیم به شرح زیر تقسیم می شوند:

سیستم رای گیری کنفرانس بی سیم از نوع میکروفون بی سیم

یکی دیگر از انواع سیستم های رای گیری کنفرانس سیستم هایی هستند که از میکروفون های بی‌سیم مجهز به قابلیت رای گیری استفاده می کنند. از نظر نحوه عملکرد این سیستم تفاوتی با سیستم رای گیری مبتنی بر میکروفون های باسیم ندارد و کاربران به همان شیوه رای خود را ثبت می کنند. مهم ترین مزیت این نوع سیستم عدم نیاز به کابل کشی و نصب اسان تر ان است که باعث افزایش انعطاف پذیری در چیدمان سالن های کنفرانس می شود.

سیستم رای گیری کنفرانس سیمی از نوع میکروفون سیمی

منظور از سیستم رای گیری کنفرانس سیمی سیستم کنفرانسی است که مجهز به میکروفون کنفرانس با قابلیت رای گیری است. یعنی علاوه بر امکان صحبت کردن، روی هر یونیت کنفرانس چند دکمه برای ثبت رای (موافق، مخالف، ممتنع و…) قرار دارد و هر شرکت کننده می تواند رای خود را مستقیما از طریق همان میکروفون ثبت کند. تمامی یونیت ها نیز از طریق کابل به منبع کنفرانس متصل هستند و نتیجه رای گیری به صورت دقیق و لحظه ای ثبت و مدیریت می شود.

سیستم رای گیری کنفرانس بی سیم از نوع دستگاه رای گیری الکترونیکی

منظور از رای گیری الکترونیکی کنفرانس سیستمی است که میکروفون های ان به قابلیت رای گیری مجهز نیستند و برای انجام رای گیری از یک دستگاه جداگانه استفاده می شود. این دستگاه های رای گیری ابعاد کوچکی دارند و پیش از شروع رای گیری، بین افرادی که دارای حق رای هستند توزیع می شوند. پس از پایان رای گیری نیز جمع اوری شده تا نتایج رای گیری مشخص شود. مهم ترین مزیت این سیستم ها این است که نیازی به صرف هزینه برای کابل کشی ندارند و به راحتی نصب و جابه جا می شوند. با این حال هنگام خرید سیستم کنفرانس علاوه بر تجهیزات اصلی ان اعم از دوربین کنفرانس ، میکروفون و مانیتور کنفرانس لازم است هزینه خرید دستگاه های رای گیری را نیز به صورت جداگانه پرداخت کنید.

جمع بندی

به طور کلی سیستم های رای گیری کنفرانس با کاهش خطاهای انسانی و افزایش سرعت ثبت و شمارش ارا، نقش مؤثری در ارتقای کیفیت تصمیم گیری در جلسات ایفا می کنند. در انتخاب این سیستم ها مهم ترین عامل تطبیق نوع فناوری مورد استفاده (سیمی یا بی سیم) و تجهیزات موردنیاز با شرایط سالن، تعداد کاربران و بودجه پروژه است. برای محل های ثابت، سیستم های سیمی به دلیل پایداری بیشتر مناسب تر هستند؛ در حالی که سیستم های بی سیم برای فضاهای منعطف و جلسات موقت به دلیل نصب آسان و جابه جایی سریع تر انتخاب بهتری محسوب می شوند.