چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟

گاهی اوقات نوشتن و جواب دادن به ایمیل‌های تکراری هدر دادن زمان به معنای واقعی است. طی تحقیقات انجام شده توسط کمپانی ادوب در سال 2015 میلادی، کارمندان آمریکایی حدود 6.3 ساعت از روز را به چک و کنترل کردن ایمیل‌های خود می‌گذرانند که تقریبا بیش‌تر از نصف ساعت‌های کاری در روز است و گاهی اوقات این رقم بالاتر از 7 ساعت نیز بوده است!

خوشبختانه سرویس ایمیل گوگل یا همان جیمیل راهی برای جواب دادن خودکار به انبوهی از ایمیل‌ها در نظر گرفته است. در جیمیل تمپلیت‌های (الگوهای) مختلفی برای جواب دادن به ایمیل‌های مختلف وجود دارد. به این قابلیت با حال جیمیل Canned Responses (جواب‌های کنسروی) می‌گویند که به شما اجازه می‌دهد قالبی برای جواب دادن ایمیل‌ها داشته باشید و دیگر احتیاجی نیست که پشت سر هم ایمیل جدیدی بنویسید. برای یاد گرفتن استفاده از قابلیت جیمیل همراه دیجی رو باشید.

فعال کردن تنظیمات

استفاده از جواب‌های کنسروی بسیار راحت است:

1) روی علامت چرخ دنده که در گوشه سمت راست و بالا در صفحه جیمیل قرار گرفته کلیک کنید.

2) بعد از منو باز شده گزینه Settings را انتخاب کنید.

3) لبه Labs در تنظیمات را باز کنید و به پایین صفحه باز شده بروید و جواب‌های کنسروی (Canned Responses) را فعال کنید.

4) بعد از انجام مرحله بالا گزینه Save Changes را باید انتخاب کنید تا این قابلیت برایتان فعال شود.

درست کردن تمپلیت

یک بار جیمیل خود را رفرش کنید و شروع به نوشتن ایمیل جدیدی بکنید. به نظر ما دو نوار Recipients و Subject را خالی نگه دارید، اما تصمیم نهایی با شماست. در این مرحله شما باید تمپلیت جدیدی را بسازید. گوشه سمت راست و پایین پنجره نوشتن ایمیل، روی علامت مثلث روبه پایین ضربه بزنید و آن را باز کنید.سپس روی Canned responses کلیک کنید و گزینه New canned responses … را انتخاب کنید.

تمپلیت ساخته شده را نامگذاری کنید و حالا شروع به نوشتن محتویات داخل ایمیل کنید. برای مثال در زیر الگویی برای تشکر کردن از ایمیل فرستاده شده، نوشته شده است.

برای نوشتن اسم افراد، تاریخ و زمان که در تمپلیت است بهتر است آن‌ها را داخل پرانتز یا براکت بنویسید تا یادتان باشد که آن‌ها را تعویض کنید. چیزی بدتر از فرستادن ایمیلی که با Hi name شروع می‌شود، نیست!

در نهایت شما تمپلیت خود را آماده کرده‌اید و تنها باید آن را ذخیره کنید. باید دوباره گزینه مثلث را انتخاب کنید و تمپلیت خود را با نامی که مشخص کرده‌ بودید را ذخیره کنید.دفعه بعد که می‌خواهید جواب ایمیلی را بدهید که شبیه به تمپلیت ساخته شده دارد تنها کافی است که الگوی خاص خود را باز کرده، تغییرات لازم را انجام دهید و بدون استرس مرور کردن جواب ایمیل آن را بفرستید و زمان زیادی برای خودتان بخرید و به کارهایتان سرعت بیشتری بدهید. شاید در چندین هفته اول دست شما یواش باشد ولی به مرور زمان کارها سریع‌تر پیش خواهد رفت. نظر شما درباره این قابلیت جیمیل چیست؟ ما منتظر شنیدن نظرات شما هستیم.