چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟

گاهی اوقات نوشتن و جواب دادن به ایمیل‌های تکراری هدر دادن زمان به معنای واقعی است. طی تحقیقات انجام شده توسط کمپانی ادوب در سال 2015 میلادی، کارمندان آمریکایی حدود 6.3 ساعت از روز را به چک و کنترل کردن ایمیل‌های خود می‌گذرانند که تقریبا بیش‌تر از نصف ساعت‌های کاری در روز است و گاهی اوقات این رقم بالاتر از 7 ساعت نیز بوده است!

خوشبختانه سرویس ایمیل گوگل یا همان جیمیل راهی برای جواب دادن خودکار به انبوهی از ایمیل‌ها در نظر گرفته است. در جیمیل تمپلیت‌های (الگوهای) مختلفی برای جواب دادن به ایمیل‌های مختلف وجود دارد. به این قابلیت با حال جیمیل Canned Responses (جواب‌های کنسروی) می‌گویند که به شما اجازه می‌دهد قالبی برای جواب دادن ایمیل‌ها داشته باشید و دیگر احتیاجی نیست که پشت سر هم ایمیل جدیدی بنویسید. برای یاد گرفتن استفاده از قابلیت جیمیل همراه دیجی رو باشید.

فعال کردن تنظیمات

استفاده از جواب‌های کنسروی بسیار راحت است:

1) روی علامت چرخ دنده که در گوشه سمت راست و بالا در صفحه جیمیل قرار گرفته کلیک کنید.https blueprint api production.s3.amazonaws.com uploads card image 377902 f9c20b9f 306f 4eea bc98 91b83fbd6618 600x308 - چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟

2) بعد از منو باز شده گزینه Settings را انتخاب کنید.https blueprint api production.s3.amazonaws.com uploads card image 377923 a4fc9ca9 3dce 474b 8ae1 265f32329bfd 600x309 - چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟

3) لبه Labs در تنظیمات را باز کنید و به پایین صفحه باز شده بروید و جواب‌های کنسروی (Canned Responses) را فعال کنید.https blueprint api production.s3.amazonaws.com uploads card image 377916 df368f63 abd7 4464 b831 8c670f955314 600x308 - چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟

4) بعد از انجام مرحله بالا گزینه Save Changes را باید انتخاب کنید تا این قابلیت برایتان فعال شود.https blueprint api production.s3.amazonaws.com uploads card image 377921 4f83e62d 12bd 4a83 b3dd f159fcffa0cb 600x309 - چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟

درست کردن تمپلیت

یک بار جیمیل خود را رفرش کنید و شروع به نوشتن ایمیل جدیدی بکنید. به نظر ما دو نوار Recipients و Subject را خالی نگه دارید، اما تصمیم نهایی با شماست. در این مرحله شما باید تمپلیت جدیدی را بسازید. گوشه سمت راست و پایین پنجره نوشتن ایمیل، روی علامت مثلث روبه پایین ضربه بزنید و آن را باز کنید.https blueprint api production.s3.amazonaws.com uploads card image 377945 098e57a3 cf52 4015 8dd3 3ef7569aaa7e 600x310 - چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟سپس روی Canned responses کلیک کنید و گزینه New canned responses … را انتخاب کنید.https blueprint api production.s3.amazonaws.com uploads card image 377949 3bd4e3b9 b1dd 494d 8f9c 0a187f9613cb 600x311 - چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟

تمپلیت ساخته شده را نامگذاری کنید و حالا شروع به نوشتن محتویات داخل ایمیل کنید. برای مثال در زیر الگویی برای تشکر کردن از ایمیل فرستاده شده، نوشته شده است.https blueprint api production.s3.amazonaws.com uploads card image 377959 24fb7aeb a329 44a4 a165 dc908080815e 600x307 - چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟

برای نوشتن اسم افراد، تاریخ و زمان که در تمپلیت است بهتر است آن‌ها را داخل پرانتز یا براکت بنویسید تا یادتان باشد که آن‌ها را تعویض کنید. چیزی بدتر از فرستادن ایمیلی که با Hi name شروع می‌شود، نیست!

در نهایت شما تمپلیت خود را آماده کرده‌اید و تنها باید آن را ذخیره کنید. باید دوباره گزینه مثلث را انتخاب کنید و تمپلیت خود را با نامی که مشخص کرده‌ بودید را ذخیره کنید.https blueprint api production.s3.amazonaws.com uploads card image 377965 ef0a5164 37fd 489a b93c 3278cfa9553c 600x309 - چگونه از تمپلیت‌های جیمیل برای پاسخ دادن سریع‌تر به ایمیل‌ها استفاده کنیم؟دفعه بعد که می‌خواهید جواب ایمیلی را بدهید که شبیه به تمپلیت ساخته شده دارد تنها کافی است که الگوی خاص خود را باز کرده، تغییرات لازم را انجام دهید و بدون استرس مرور کردن جواب ایمیل آن را بفرستید و زمان زیادی برای خودتان بخرید و به کارهایتان سرعت بیشتری بدهید. شاید در چندین هفته اول دست شما یواش باشد ولی به مرور زمان کارها سریع‌تر پیش خواهد رفت. نظر شما درباره این قابلیت جیمیل چیست؟ ما منتظر شنیدن نظرات شما هستیم.

منبع mashable

مطالب مرتبط

به گفتگو بپیوندید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.